Cambiare la stampante: quando è il momento migliore per farlo

Avere a disposizione apparecchi che funzionano al meglio è uno dei fattori indispensabili per ottimizzare il tempo e implementare la produttività in ufficio. Anche a casa, tuttavia, computer, stampanti e altri dispositivi devono poter essere affidabili e sicuri, pronti all’utilizzo in qualsiasi momento.

Consideriamo, in particolare, la stampante: uno strumento molto importante, che non permette solo di stampare documenti, ma – soprattutto se si tratta di una multifunzione – assolve numerosi altri compiti, dalla scansione all’invio di fax, fino, nel caso dei modelli più avanzati, all’ottimizzazione di file e persino ai servizi postali.

Una stampante ben funzionante, dunque, rappresenta un prezioso alleato per il lavoro a casa e in ufficio. Ma quando si capisce che è arrivato il momento di sostituirla?

Il primo, evidente indizio che una stampante è arrivata al capolinea è la sua età. Generalmente, quando ci si avvicina al primo decennio è molto difficile trovare ricambi per il modello in questione, perché le case produttrici cessano di immetterli sul mercato dopo circa 7 anni. Anche se la stampante funziona ancora, il fatto di non avere ricambi a disposizione dovrebbe già costituire un’avvisaglia per pensare all’acquisto di un nuovo dispositivo; del resto, senza pezzi di ricambio e l’assistenza di un tecnico qualificato, come sarebbe possibile aggiustarla in caso di guasto?

Altri fattori che possono rappresentare campanelli d’allarme per un prossimo fine vita della propria stampante sono:

  1. Una maggiore lentezza della procedura di stampa;
  2. L’inchiostro sui documenti appare sbavato o, comunque, non uniforme;
  3. La carta si inceppa frequentemente;
  4. Nelle stampanti wifi, la connessione risulta debole e instabile.

Considerati uno per uno, potrebbe anche non trattarsi di problemi gravi: la carta, per esempio, si può inceppare anche perché viene caricata male, la connessione di rete può essere instabile per altri motivi o, ancora, l’inchiostro non risulta omogeneo semplicemente perché deve essere sostituito. Quando però i malfunzionamenti si ripetono di frequente oppure tutti insieme, allora significa che nella stampante c’è qualcosa che non va. A questo punto le soluzioni sono tre:

  • Se l’apparecchio è ancora in garanzia, si contatta il produttore per un’eventuale sostituzione;
  • Se la stampante ha meno di sette anni, è facile trovare ancora i pezzi di ricambio, sostituendo la parte danneggiata del dispositivo;
  • Si rottama la vecchia stampante e se ne acquista una nuova.

Ma quanto mi costi?

Oltre ai problemi tecnici, esistono anche altri elementi che possono indurre a valutare l’acquisto di una nuova stampante. Uno di questi è il costo per pagina, del tutto ignorato dalla maggioranza degli uffici. In altre parole, nella maggior parte dei casi, si dota l’ufficio di stampanti che magari hanno numerose funzionalità ma consumano molto e, di conseguenza, comportano un costo elevato. Le stampanti di ultima generazione uniscono ottime performance a consumi ridotti, consentendo così di ottimizzare il lavoro e, nel contempo, di ridurre i costi. Per capirlo basta fare un semplice paragone: se un apparecchio di appena una decina di anni fa riusciva, con un toner, a stampare circa 2.000 pagine, un dispositivo attuale permette di stamparne fino a 20.000. Ciò significa che, rispetto a soli dieci anni orsono, un nuovo modello di stampante assicura un risparmio dal 25 al 50%. Quando si pensa ad acquistare una nuova stampante, quindi, oltre al prezzo di mercato dell’apparecchio sarebbe utile considerare anche il costo a copia.

Stampa e non solo

Un altro parametro da tenere in considerazione per procedere, eventualmente, all’acquisto di una nuova stampante è sapere ciò di cui si ha bisogno. Oggi, infatti, le stampanti multifunzione di ultima generazione non si limitano a stampare o fare copie di documenti, ma offrono numerosi altri servizi che possono essere molto utili in ufficio per risparmiare tempo e denaro. Se gli apparecchi di cui si dispone attualmente non soddisfano tutte le esigenze del proprio ufficio, la scelta migliore è fare un’analisi costi- benefici, che potrà fare la differenza per decidersi ad acquistare dispositivi più moderni e performanti.